Déménagement de bureaux

Votre entreprise se développe et cherche de nouveaux locaux ? Un déménagement de bureaux est une étape importante et nécessaire pour la croissance d’une entreprise, le développement de son activité ou la mise en œuvre d’une nouvelle stratégie de business-plan. Il est essentiel d’être bien accompagné dès les premières étapes, de l’élaboration à la faisabilité d’un projet de transfert d’entreprise.

Comment calculer les coûts d’un déménagement de bureaux ?

Si vous envisagez de déménager vos bureaux, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte avant de pouvoir réaliser le transfert d’entreprise. Parmi ceux-ci, l’impact sur votre masse salariale et les coûts sociaux que cela engendre, mais aussi la recherche de nouveaux locaux et l’aménagement des bureaux, toutes ces opérations prennent du temps et doivent être pensées longtemps à l’avance pour être bien. préparées sans risquer de perturber l’activité de l’entreprise.

Estimation du prix du déménagement de bureaux

Le budget est l’un des points essentiels pour mener à bien cette opération. Un déménagement de bureau coûte beaucoup plus cher qu’un déménagement de particuliers, vos bureaux doivent en effet être adaptés à une activité professionnelle par exemple, il faut également prendre en compte le déplacement des postes de travail, des postes informatiques, des machines et imprimantes professionnelles, etc. Pour avoir une première estimation de ce que cela va vous coûter, comparez dès maintenant les devis de déménageurs spécialisés dans le transfert d’entreprise. Recevez jusqu’à 6 devis de déménageurs professionnels en remplissant simplement ce formulaire en ligne. Cette demande est gratuite et sans engagement.

Comment préparer votre déménagement d’entreprise ?

La préparation est donc la clé essentielle et la garantie de la réussite d’un déménagement de bureaux. Avant de mettre en œuvre votre projet, vous devez donc évaluer sa faisabilité et vous assurer de plusieurs conditions, telles que :

  • vos besoins réels et les raisons qui nécessitent un déménagement de bureaux ;
  • l’emplacement souhaité pour vos nouveaux bureaux et la distance par rapport aux locaux actuels ;
  • un budget prévisionnel en estimant l’ensemble des coûts d’un transfert d’entreprise ;
  • l’impact éventuel sur vos employés et sur une éventuelle restructuration.
  • Un cahier des charges détaillé de votre projet de transfert d’entreprise

Ces éléments permettront de déterminer un cahier des charges avec des opérations détaillées et un calendrier prévisionnel de réalisation.

Bien entendu, l’organisation d’un déménagement de bureaux dépend aussi de la taille de votre entreprise, du nombre de salariés, de la localisation en Belgique ou à l’étranger.

Il peut également s’agir de l’ouverture de nouveaux bureaux ou simplement du transfert d’une partie de votre activité ou de vos services dans d’autres locaux. Tous ces éléments sont essentiels pour anticiper correctement un déménagement de bureaux sans pour autant gêner le travail de vos employés.

Les coûts sociaux dans le cadre d’un déménagement de bureaux

Vos employés seront les premiers à être touchés par le déménagement des bureaux de l’entreprise. En effet, cela affecte leurs conditions professionnelles bien sûr, mais aussi leur vie personnelle. Ces changements sont une source de doutes et de stress au sein de l’entreprise et peuvent inciter certains employés à se poser la question de rester ou de changer d’entreprise, si l’équilibre entre vie personnelle et conditions de travail ne correspond plus à leurs besoins. .

Un déménagement de bureaux entraîne donc des coûts sociaux que vous devez anticiper et tenter de prévoir financièrement dans votre plan d’affaires annuel. Ces coûts peuvent être subdivisés en 3 postes distincts :

1 – L’indemnité de déménagement 

Si votre déménagement de bureau implique un éloignement beaucoup plus important entre le lieu de travail et le lieu de résidence, par exemple si vous déménagez dans une autre ville, une autre région, ou même un déménagement à l’étranger, cela peut également entraîner un changement forcé de résidence pour les employés.

L’indemnité de déménagement est déterminée par les accords d’entreprise dans le cadre de la clause de mobilité, elle comprend les frais de transport, les frais de déménagement et de réinstallation et les autres frais d’installation (indemnité de déplacement, assistance administrative, logement temporaire, etc.)

2 – Les frais d’organisation interne 

Un changement de bureau aura également un impact interne sur l’organisation de votre entreprise. Le premier d’entre eux est une éventuelle restructuration de vos services et de vos équipes. Cela implique des coûts liés, entre autres, à la formation des employés, aux promotions, au développement professionnel et aux changements de postes ou aux renégociations de contrats de travail.

Un déménagement de bureaux peut provoquer une vague de départs volontaires de salariés qui ne souhaitent pas changer de région ou s’éloigner trop de leur domicile, ainsi que le leitmotiv de nouvelles considérations en matière d’évolution de carrière. Cela peut donc engendrer des coûts et des primes de licenciement, ou des plans de départs volontaires négociés, par exemple, qui s’ajoutent au budget total de votre projet de déménagement de bureaux.

3 – Le recrutement 

Le déménagement de bureaux peut enfin parfois entraîner une nouvelle politique de recrutement en réaction à des départs volontaires, à un plan de restructuration ou précisément pour faire face à la croissance et à la nécessité d’augmenter la masse salariale de l’entreprise.

Mieux vaut anticiper ces coûts sociaux dès les premières étapes de votre projet de déménagement de bureaux. Ils peuvent parfois être plus importants pour une entreprise que les coûts réels du déménagement ou des nouveaux locaux. Ils sont déterminants pour votre stratégie commerciale et le développement de votre activité.

Un certain nombre d’éléments dépendent bien sûr de l’état actuel de vos nouveaux locaux et de l’équipement ou du niveau d’installation. Voici, entre autres, les éléments à prendre en considération :

– S’agit-il de locaux à louer ou d’un projet d’achat et dans ce cas, devez-vous construire vos futurs locaux ?

– S’agit-il de nouveaux espaces collaboratifs ? Tels que des bureaux partagés et quels sont les aménagements déjà présents (en termes de mobilier, d’équipement informatique, etc.) ?

– S’agit-il d’un ancien local professionnel, déjà équipé comme tel et qui répond aux normes de sécurité et d’utilisation pour votre activité ? Ou devez-vous également prévoir une mise aux normes pour rendre les espaces conformes ?

– Voulez-vous conserver votre mobilier actuel ? Ainsi que le matériel informatique de votre entreprise ? ou voulez-vous investir dans de nouveaux équipements et postes de travail ?

– Envisagez-vous par ailleurs de faire appel à une entreprise spécialisée pour décorer et prendre en charge l’aménagement de vos futurs bureaux ? (abattre les cloisons, définir les espaces de travail, les salles de réunion, l’espace d’accueil, le mobilier…) 

– S’agit-il de petits locaux ? Par exemple le déménagement d’un seul service ou l’ouverture d’une succursale, avec un besoin de stockage externe pour vos archives, dossiers, matériel informatique, imprimantes, etc… . ?

Par où commencer concrètement l’organisation d’un déménagement de bureaux ?

Pour vérifier la faisabilité de votre projet de déménagement de bureaux, il est indispensable d’avoir une première connaissance des coûts. Ainsi qu’une première estimation de votre budget. Votre cahier des charges établi, contactez-nous dès maintenant pour obtenir des devis personnalisés pour votre déménagement de bureaux.

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