Bien entendu, l’organisation d’un déménagement de bureaux dépend aussi de la taille de votre entreprise, du nombre de salariés, de la localisation en Belgique ou à l’étranger.

Il peut également s’agir de l’ouverture de nouveaux bureaux ou simplement du transfert d’une partie de votre activité ou de vos services dans d’autres locaux. Tous ces éléments sont essentiels pour anticiper correctement un déménagement de bureaux sans pour autant gêner le travail de vos employés.

Les coûts sociaux dans le cadre d’un déménagement de bureaux

Vos employés seront les premiers à être touchés par le déménagement des bureaux de l’entreprise. En effet, cela affecte leurs conditions professionnelles bien sûr, mais aussi leur vie personnelle. Ces changements sont une source de doutes et de stress au sein de l’entreprise et peuvent inciter certains employés à se poser la question de rester ou de changer d’entreprise, si l’équilibre entre vie personnelle et conditions de travail ne correspond plus à leurs besoins. .

Un déménagement de bureaux entraîne donc des coûts sociaux que vous devez anticiper et tenter de prévoir financièrement dans votre plan d’affaires annuel. Ces coûts peuvent être subdivisés en 3 postes distincts :

1 – L’indemnité de déménagement 

Si votre déménagement de bureau implique un éloignement beaucoup plus important entre le lieu de travail et le lieu de résidence, par exemple si vous déménagez dans une autre ville, une autre région, ou même un déménagement à l’étranger, cela peut également entraîner un changement forcé de résidence pour les employés.

L’indemnité de déménagement est déterminée par les accords d’entreprise dans le cadre de la clause de mobilité, elle comprend les frais de transport, les frais de déménagement et de réinstallation et les autres frais d’installation (indemnité de déplacement, assistance administrative, logement temporaire, etc.)

2 – Les frais d’organisation interne 

Un changement de bureau aura également un impact interne sur l’organisation de votre entreprise. Le premier d’entre eux est une éventuelle restructuration de vos services et de vos équipes. Cela implique des coûts liés, entre autres, à la formation des employés, aux promotions, au développement professionnel et aux changements de postes ou aux renégociations de contrats de travail.

Un déménagement de bureaux peut provoquer une vague de départs volontaires de salariés qui ne souhaitent pas changer de région ou s’éloigner trop de leur domicile, ainsi que le leitmotiv de nouvelles considérations en matière d’évolution de carrière. Cela peut donc engendrer des coûts et des primes de licenciement, ou des plans de départs volontaires négociés, par exemple, qui s’ajoutent au budget total de votre projet de déménagement de bureaux.

3 – Le recrutement 

Le déménagement de bureaux peut enfin parfois entraîner une nouvelle politique de recrutement en réaction à des départs volontaires, à un plan de restructuration ou précisément pour faire face à la croissance et à la nécessité d’augmenter la masse salariale de l’entreprise.

Mieux vaut anticiper ces coûts sociaux dès les premières étapes de votre projet de déménagement de bureaux. Ils peuvent parfois être plus importants pour une entreprise que les coûts réels du déménagement ou des nouveaux locaux. Ils sont déterminants pour votre stratégie commerciale et le développement de votre activité.