Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. En effet, il exige une organisation précise et ordonnée afin de ne pas compromettre votre activité, ni le travail de vos employés. Comme pour tous les projets, plus l’entreprise est grande, plus le déménagement sera volumineux, plus il prendra du temps, plus les intervenants et le budget seront importants. Il s’agit donc d’un événement important qu’il ne faut pas négliger. Au contraire, il doit permettre à votre société de prospérer et d’aborder une nouvelle phase dans le déroulement de votre activité.
Pour une meilleure concentration sur le futur de votre société et sur les suites du déménagement, l’une des clés pour être bien accompagné dans la réussite de ce projet est de savoir sélectionner les bons partenaires pour se charger de votre déménagement d’entreprise. Découvrez ci-dessous notre check-list pour le déménagement de votre entreprise avec les meilleurs conseils utiles pour vous aider à gérer, pas à pas, le déménagement de vos bureau.
Une fois la faisabilité de votre projet évaluée, voici les 10 mesures essentielles à suivre pour réussir le déménagement de votre entreprise :
Cette étape est essentielle car elle va vous permettre d’établir un calendrier. Ensuite, de planifier toutes les interventions à réaliser avant le déménagement. Une date ne se choisissant pas au hasard, voir notre article sur le déménagement de société qui en parle.
Les employés de votre entreprise sont en effet les premiers concernés par ce changement. Un mouvement d’entreprise peut également être une cause de tension en interne. C’est pour cela qu’il est important d’avancer main dans la main avec vos salariés pour que ce changement soit une réussite, à la fois personnelle et professionnelle.
Nommez des coordinateurs qui seront responsables de la répartition des tâches. Mais également le poste essentiel d’être des relais d’information avec les employés, ainsi qu’avec la hiérarchie. Ils doivent faire remonter les réflexions de vos employés. Ils ont pour mission de préparer l’après déménagement en communiquant des informations et des décisions claires pour la structuration de chaque service.
Les conséquences d’un déménagement de société peuvent être plus importantes que vous ne le pensez. Un bouleversement de la routine peut en effet en générer d’autres et le devenir. Par exemple, il peut être le moteur de certains de vos collaborateurs qui souhaitent partir et évoluer professionnellement. Il est important de faire participer vos salariés à ce projet, à la mise en place des nouveaux espaces de travail, à l’aménagement des bureaux et ce, afin de les faciliter et de les accompagner dans cette transition professionnelle.
Ceci concernent l’aménagement et la décoration de vos nouveaux espaces, les installations électriques et informatiques, etc. Trois mois auparavant, vous devez aussi valider le choix de la société de déménagement pour démarrer l’inventaire et la préparation des cartons. Obtenez jusqu’à 6 offres gratuites de sociétés qualifiées en remplissant ce formulaire en ligne. Un processus facile et rapide pour vous permettent de comparer et de négocier le meilleur rapport qualité/prix pour votre société.
En raison de vos nouveaux locaux, il est envisageable que votre ancien mobilier ne soit plus approprié ou que vous décidiez de le modifier complètement. De même, désirez-vous garder le même matériel informatique ou peut-être profiter de l’occasion pour tout changer à ce moment-là ?
Voilà par exemple une question à se demander si vous emménagez dans des lieux partagés déjà aménagés. Ou si vous avez la possibilité de bénéficier d’une offre intéressante de la part d’un de vos prestataires. Pour finir, faites le tri de vos biens. Vous pouvez également choisir de vendre en interne, d’abord à vos employés, puis d’organiser une cession externe. Les déménageurs se chargeront alors de vous libérer de ce dont vous ne voulez plus.
Un pour deux mois avant la date du changement de domicile, commencez à trier et à archiver vos dossiers. Ceci vous permet aussi de nettoyer l’architecture et le classement de vos dossiers en interne, pour favoriser la nouvelle installation et en cas de restructuration des services. Chaque collaborateur gère ses propres fiches (factures, comptabilité, fichiers clients, etc.) et fait une sauvegarde de tous les dossiers en cours. Vous pouvez également faire appel à une entreprise externe pour réaliser une sauvegarde intégrale des fichiers de votre société avant le déménagement.
Tous les employés sont bien sûr responsables de leurs propres dossiers et de la mise en carton de leurs affaires. Mettez en place un système clair d’étiquetage de vos dossiers, postes informatiques et machines avant de les déplacer vers leur nouvel endroit correspondant. La société de déménagement vous fournira tout le matériel nécessaire, emballages et boîtes de déménagement pour vos salariés, ainsi que des boîtes et cartons adaptés au transfert des dossiers papier.
Une fois que votre nouveau siège professionnel est connu, jetez tous les documents et brochures devenus dépassés et informez vos prestataires de services et vos clients de votre nouveau siège et de la date de déménagement de votre société. Vous pouvez déjà rédiger de nouveaux documents et cartes de visite à éditer dès que les dernières informations seront validées.
Assurez-vous également du transfert de vos contrats de lignes téléphoniques, du réseau internet et du serveur informatique de votre société. Pensez à configurer et à tester le réseau afin d’être opérationnel le jour du déménagement de la société. Enregistrez le changement de domicile auprès de la Communauté de Commerce et autres registres professionnels.
Si toutes les démarches ont été correctement préparées, le jour J du déménagement de votre société se passera sans problème. Nommez une personne responsable du déménagement qui sera également la personne de contact principale avec les déménageurs. Cette personne doit avoir participé à l’ensemble du projet et du processus de déménagement au préalable.
En ce qui concerne la taille de votre société, un responsable de chaque département peut assister à l’installation et veiller à la répartition des postes telle que convenue. Une fois que le déménagement d’entreprise est terminé, les agents de déménagement déballent et assemblent ou connectent tous les équipements informatiques et les meubles. Le département technique peut alors entreprendre la configuration du réseau de la société. Il est également possible de déménager en plusieurs fois, département par département (ou par étage), si cette solution vous offre plus de souplesse pour votre activité.
Finalement, n’oubliez pas de souhaiter la bienvenue à vos employés de la bonne manière, en préparant un cocktail d’inauguration, une visite de société, ou une fête spéciale par exemple, pour faire de cet événement un temps collectif et festif.
La réalisation de votre déménagement de société dépend de l’organisation interne de ce projet. Et également des différentes équipes à qui vous choisirez de faire confiance pour votre déménagement de bureau. Un déménagement de société est un service bien précis dans le domaine du déménagement. Vous êtes sûr de travailler avec une entreprise expérimentée qui connaît bien les déménagements d’entreprise et qui sera un véritable interlocuteur pour vous dans la réalisation de ce projet. Comparez les devis de différents déménageurs professionnels en répondant au formulaire en ligne. Vous recevrez des propositions d’entreprises expertes qui pourront répondre à vos besoins et à votre emploi du temps, tout en bénéficiant de tarifs compétitifs grâce à notre processus de mise en concurrence.
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Très satisfaite de mon déménagement.
L’équipe qui s’en est occupé était ponctuelle, soigneuse, rapide et très serviable. Je n’ai eu à déplorer aucune casse ni détérioration de lieux. Mobilier remonté à la perfection.
Merci pour leur gentillesse.
Ecrit par : Isabelle
Client
Une réponse à ma demande de devis dans l’heure. Un accord trouvé immédiatement. Un déménagement sans stress qui s’est parfaitement bien déroulé. Merci encore.
Ecrit par : Bernard
Client
C’était la panique, je devais déménager un week end bien précis et personne ne voulait satisfaire à mes demandes,
Euro Déménagement m’a dit Oui. Ils ont tout emballé, chargé, emporté et remis en place toutes mes affaires dans mon nouvel appartement
Je vous recommande Bien sincèrement de faire appel à la Société EURO DEMENAGEMENT.
Ecrit par : Fabienne AMIACH
Client
Le déménagement s’est passé sans problème. Merci et bravo pour la qualité de votre travail !
Ecrit par : Marc
Client