Lorsque le moment est venu de déménager dans un nouveau bureau, tout peut sembler très excitant. Que vous recherchiez quelque chose d’un peu plus spacieux ou d’un peu plus confortable, un nouvel espace de bureau peut dynamiser votre personnel et vos activités quotidiennes.
Si vous imaginez votre nouveau départ dans un nouveau bureau, vous voyez probablement de la peinture fraîche sur les murs et aucun désordre accumulé sur les bureaux et dans les coins. Un nouvel espace brillant pour commencer un nouveau chapitre dans la vie de votre entreprise.
Comprendre vos objectifs
Les organisations choisissent de déménager dans de nouveaux locaux pour de nombreuses raisons, et il est important de bien comprendre les vôtres. Si vous recherchez plus d’espace, plus de lumière naturelle, plus de flexibilité ou un emplacement plus accessible, assurez-vous de garder tout cela à l’esprit.
Prenez le temps d’évaluer ce qui fonctionnait – et ne fonctionnait pas – dans votre espace actuel. La meilleure façon d’assurer un bon départ dans votre nouveau bureau est de mettre en avant ce qui fonctionne, et de laisser derrière vous ce qui ne fonctionne pas. Bien entendu, nous espérons que vous avez tenu compte de cette étape lorsque vous avez cherché un nouvel espace.
Vérifiez la taille, l’espace et la disposition
Pour commencer, vérifiez la taille et la disposition de votre espace de bureau actuel. Si vous pouvez obtenir des plans, c’est encore mieux. Cela vous aidera à bien comprendre l’espace que vous quittez et à déterminer si les options qui s’offrent à vous sont bien adaptées à vos besoins.
Ensuite, faites de même avec le nouveau bureau que vous avez choisi. À ce stade, vous serez en mesure de jeter un regard objectif et de déterminer vos besoins. Pensez au mobilier, aux équipements, aux ressources, etc.
Nommez un chef de projet
Une fois que vous savez pourquoi vous déménagez et ce dont vous avez besoin, trouvez un bon gestionnaire de projet pour s’occuper des détails. Votre gestionnaire de projet doit être organisé, avoir le souci du détail et être un bon communicateur. Il ne doit pas nécessairement être un chef de projet de métier, mais cela peut être utile. Cette personne va suivre les budgets, les délais, gérer les communications, déléguer les responsabilités, et plus encore. Elle est un élément précieux de votre déménagement de bureaux.
Fixez un budget
Pour que votre chef de projet puisse vous aider à respecter votre budget, vous devez avoir un budget. Définissez votre budget pour votre demenagement et partagez les chiffres avec votre chef de projet. La meilleure façon de prendre des décisions éclairées et réalistes concernant le budget de votre déménagement est de discuter avec une entreprise de déménagement commercial. Elle sera en mesure de vous dire à quoi vous attendre pendant votre déménagement et sera un bon allié pour votre chef de projet en matière de planification et d’exécution.
Faites appel à une entreprise de déménagement dès le début
Plus vous vous adressez tôt à une entreprise de déménagement, mieux c’est. Un déménageur professionnel et expérimenté peut être une ressource importante dans la planification de votre déménagement. Il vous aidera à établir les budgets, partagera son expertise avec votre chef de projet et vous aidera à déterminer les délais à respecter.
Plus tôt vous ferez appel à votre déménageur, plus vous aurez de chances d’obtenir les dates et les heures que vous souhaitez pour votre déménagement Bruxelles avant que son emploi du temps ne soit rempli. Les déménagements commerciaux sont plus complexes que les déménagements résidentiels et nécessitent une planification plus avancée.
Emballer ou vendre ?
C’est votre chance. Vous déménagez dans un nouveau bureau, il est donc temps de prendre un nouveau départ. Après un certain temps passé au même endroit, les choses ont tendance à s’accumuler. Profitez-en pour faire le tri et vous débarrasser de ce dont vous n’avez pas besoin. On trouve souvent dans les bureaux des installations inutilisées, des équipements qui ne conviennent pas au nouvel endroit, des appareils électroniques cassés ou obsolètes, des papiers inutiles, etc. Votre chef de projet peut déléguer les chefs de service pour qu’ils dirigent la réduction des effectifs au sein de leurs équipes.
N’oubliez pas de fêter ça !
Ouf… Vous avez réussi ! C’était un grand projet avec beaucoup de détails à suivre, et vous êtes enfin dans votre nouveau bureau. N’oubliez pas qu’il n’y a pas que du travail et des responsabilités – il est également important de faire la fête de l’autre côté ! De plus, c’est une bonne occasion de remercier chacun pour sa participation et son travail acharné tout au long du processus.
