Il y a beaucoup de choses à coordonner dans un déménagement de bureau. Non seulement un grand nombre de meubles, d’équipements technologiques et de dossiers privés, mais aussi de nombreuses personnes. Ajoutez à cela la nécessité de réduire au minimum les temps d’arrêt pour ne pas affecter le fonctionnement de l’entreprise, et vous avez beaucoup de choses à prendre en compte dans votre planification.
Il n’y a pas moyen d’y échapper : un déménagement de bureaux représente beaucoup de travail. Mais cela ne signifie pas qu’il doit être désordonné ou fastidieux. Avec un peu de planification et de préparation, vous serez sûr d’avoir une transition en douceur vers votre nouvel espace de bureau. Suivez nos conseils pour le déménagement d’un bureau.
Prenez un bon départ
Si vous ne suivez aucun de nos autres conseils (mais soyons honnêtes, vous serez heureux de l’avoir fait !), assurez-vous de prendre celui-ci à cœur. Commencer tôt rend chaque partie de votre déménagement tellement plus facile.
Si vous le pouvez, essayez de commencer à planifier votre déménagement 4 à 6 semaines avant le jour J. Cela vous aidera à avoir une idée claire de ce que vous allez faire. Cela vous aidera à avoir une idée claire de ce qui doit être fait et à planifier en conséquence. Remettre tout déménagement à la dernière minute est toujours un risque, mais avec toutes les choses impliquées dans le déménagement express d’un bureau, c’est préjudiciable.
Fixez des points de repère pour le déroulement du déménagement afin de pouvoir suivre vos progrès. Dressez une liste détaillée des choses à faire pour ne rien oublier. Veillez à inclure les choses qui vous semblent banales, car ce sont celles qui risquent le plus de vous échapper de l’esprit une fois le processus lancé.
Nommez un chef de projet
Pour vous aider à régler les détails, trouvez une personne soucieuse du détail qui pourrait jouer le rôle de chef de projet. Avoir quelqu’un qui supervise ce projet est le meilleur moyen de s’assurer que rien ne sera oublié. Cela signifie également que vous disposez d’un point de contact unique au fur et à mesure que les services et les entreprises extérieures interviennent.
En fonction de la taille de votre entreprise, vous devrez peut-être aussi impliquer les chefs de service. Ces responsables doivent assumer une partie de la responsabilité de s’assurer que leurs équipes individuelles couvrent les tâches de leur département. Assurez-vous qu’ils comprennent qu’ils doivent trier et jeter les objets dont ils n’ont plus besoin et que, le jour du déménagement, leurs affaires sont prêtes pour le grand départ.
Engagez une société de déménagement dès le début
Les déménagements de bureaux exigent davantage que les déménagements de maisons. Des équipements spéciaux pour déplacer les gros objets, une équipe de déménageurs plus importante et une planification préalable pour s’assurer que tout le monde est prêt. Faire appel à une entreprise de demenagement permet non seulement de s’assurer que les personnes et les équipements sont disponibles, mais aussi de prendre en compte la logistique dans votre budget de déménagement.
En outre, le fait d’engager une entreprise de déménagement longtemps à l’avance vous permet de planifier en dehors des heures de bureau. Pour vous assurer de réduire l’impact sur les opérations commerciales, programmez vos déménageurs la nuit ou le week-end. Bien entendu, de nombreuses organisations pensent de la même manière, et ces périodes de déménagement sont donc très prisées. Arrivez tôt.
Impliquez l’équipe informatique
Il s’agit d’une autre étape que vous devez franchir rapidement. Si vous impliquez votre équipe informatique dès le début, elle sera impliquée dans le déménagement et vous pourrez planifier à l’avance. Demandez à votre équipe informatique d’évaluer le nouvel espace afin qu’elle puisse déterminer si vous avez besoin de mettre à niveau votre équipement ou votre infrastructure.
Votre service informatique vous aidera à planifier l’installation d’éléments tels que l’Internet, le téléphone, le câblage, etc. Le gouvernement américain exige que les dossiers et les informations soient non seulement conservés mais aussi transportés de manière sécurisée, et les informaticiens vous aideront à rester en conformité.
Communiquez avec vos employés
Si le déménagement Bruxelles d’un bureau peut être l’occasion d’un rafraîchissement, il peut aussi mettre certaines personnes mal à l’aise. Il est utile de donner à vos employés un aperçu de ce à quoi ils doivent s’attendre. Vous n’avez pas besoin de leur raconter tous les détails, mais partagez avec eux votre nouvel emplacement, le calendrier et d’autres informations utiles. Donnez-leur la possibilité de répondre à des questions sur tout ce qui les préoccupe, et assurez-vous de leur communiquer ce que vous attendez d’eux, le cas échéant.
Passez vos commandes d’équipement avec du temps à perdre
Pour faciliter la transition et réduire au minimum les temps d’arrêt, veillez à évaluer au préalable vos besoins en équipement. Qu’il s’agisse de mobilier, de technologie ou même de fournitures de bureau, vous en aurez besoin pour être sûr de pouvoir reprendre là où vous en étiez dans votre ancien local. Passez les commandes de ces équipements à l’avance afin de pouvoir coordonner la livraison à votre nouvelle adresse. Cela vous évitera d’avoir à déménager deux fois toutes ces choses.
Annoncez l’adresse
Cela peut sembler évident, mais croyez-nous, cela passe parfois inaperçu. Assurez-vous de faire une annonce à vos clients concernant votre changement d’adresse. C’est une excellente occasion de les contacter et de leur faire savoir que vous déménagez. Commandez des cartes de visite, planifiez les mises à jour de votre site Web et vérifiez les sites tels que Google My Business, les comptes de médias sociaux et les pieds de page des bulletins d’information par courriel où vous pourriez avoir besoin de mettre à jour votre emplacement.
