Planifier la logistique

• Revoyez votre bail actuel. Devez-vous payer un dépôt ou des frais si vous rompez votre bail avant terme ? Êtes-vous responsable des dommages matériels (par exemple, peinture écaillée, luminaires cassés, etc.), y compris ceux qui surviennent pendant le déménagement ?
• Obtenez des devis de sociétés de déménagement Bruxelles . Voyez quelles entreprises de déménagement correspondent à votre budget et peuvent desservir votre région. Consultez notre sélection des meilleurs déménageurs de bureaux, et comparez les tarifs d’au moins trois entreprises.
• Déterminez si vous avez besoin d’une assurance déménagement. Votre entreprise peut dépendre entièrement d’une seule pièce d’équipement ou de machinerie qui, si elle est brisée, pourrait interrompre les activités. Mais même si ce n’est pas le cas, vous pourriez vouloir opter pour une couverture plus élevée pour votre déménagement que la norme de l’industrie de 0,60 $ par livre. (Oui, cela signifie vraiment que si votre bureau de 50 livres se brise, vous recevrez une somme énorme de 30 $).
• Établissez un budget. Le fait d’avoir un budget de déménagement dès le départ vous évitera de dépenser trop, surtout dans les domaines où vous pouvez facilement réduire vos dépenses, par exemple en renonçant à un emballage professionnel et en demandant aux employés d’emballer eux-mêmes leurs affaires.
• Constituez une équipe de planification. Avez-vous désigné une personne de référence pour le déménagement ? La haute direction doit-elle être impliquée ? Décidez qui doit (ou ne doit pas) participer au processus de planification et déléguez à partir de là.

Planifier la logistique

• Fixez la date de votre déménagement. Une fois que vous avez confirmé votre nouvel espace de bureau, faites une réservation auprès d’une entreprise de déménagement ou prenez d’autres dispositions pour le déménagement.
• Informez votre propriétaire actuel. Dès que vous avez confirmé la date de déménagement de votre entreprise, contactez votre gestionnaire immobilier actuel et faites-lui savoir quand vous prévoyez de résilier votre bail.

Communiquer en interne

• Créez un plan de déménagement. Dressez une liste de contrôle de votre déménagement, en indiquant les personnes concernées, les actions requises (comme l’installation du téléphone et d’Internet) et les délais.
• Attribuez des responsabilités aux membres de l’équipe. Désignez des responsables pour coordonner le déménagement, puis répartissez les tâches entre les membres de l’équipe afin que chaque employé sache quelles tâches lui incombent.
• Informez tous les employés du déménagement à venir. Définissez les attentes pour le déménagement afin que les employés connaissent leurs responsabilités à l’avance et puissent planifier en Communiquer avec l’extérieur

Communiquer avec l’extérieur

• Informez vos partenaires, affiliés et fournisseurs locaux de votre déménagement. Votre déménagement aura-t-il des partenaires ou des clients ? Si c’est le cas, assurez-vous qu’ils connaissent vos nouvelles coordonnées et l’impact que le déménagement pourrait avoir sur les délais du projet.

Planifier à l’avance

• Passez en revue les meubles ou les équipements de bureau à usage spécial. Pensez à tous les meubles exceptionnels qui doivent être spécialement manipulés pendant le déménagement. Avez-vous besoin d’une aide professionnelle pour démonter des machines complexes ou déplacer des matériaux potentiellement dangereux ? Déménagement Bruxelles peut vous aidez.
• Engagez un architecte d’intérieur. Si votre nouveau bureau a besoin d’un aménagement paysager, d’une décoration ou de toute autre forme de soins esthétiques, c’est le moment de prendre les dispositions nécessaires.
• Commandez des équipements spécialisés. Si votre entreprise doit remplacer ou mettre à niveau un équipement dont la fabrication ou l’expédition prendra des mois, commandez-le dès maintenant pour qu’il arrive le jour du déménagement.

Planifier à l’avance

• Concevez un plan d’étage. Faites un plan de votre bureau actuel et de votre nouveau bureau pour déterminer où placer les équipements, les bureaux et les meubles. Si vous disposez des informations nécessaires, pensez à des éléments tels que le nombre et l’emplacement des connexions Ethernet, des prises de courant et des zones communes. De cette façon, les éléments importants peuvent être placés immédiatement à leur place, sans avoir à les déplacer par la suite.
• Organisez l’installation du téléphone et d’Internet. Trouvez une entreprise qui peut fournir ces services et organisez l’installation à partir de là. Si vous travaillez avec un déménageur de bureau à service complet, il est probable qu’il puisse travailler directement avec vous pour organiser cette installation.
• Établissez un plan pour l’installation des ordinateurs et des systèmes informatiques. Déterminez si votre personnel informatique peut s’en charger seul ou si vous devez faire appel à une aide supplémentaire.

Communiquer en interne

• Vérifiez les clés, les cartes de stationnement et les cartes d’accès. Créez une liste principale des clés et des laissez-passer de chaque employé et consultez-la lorsque vous devez récupérer les cartes d’accès en suspens avant le jour du déménagement.

Communiquer avec l’extérieur

• Arrêtez tout service spécial à votre bureau actuel. Si vous utilisez actuellement des services d’aménagement paysager, de sécurité ou de nettoyage, informez-les de votre déménagement afin qu’ils puissent mettre fin à votre service après le départ de votre entreprise.

Points à considérer

• Recherchez les options d’assurance commerciale. Si vous ne pouvez pas transférer votre police actuelle à votre nouveau bureau, commencez dès maintenant à rechercher les options disponibles.
• Achetez de nouveaux meubles ou équipements. Vous ne voulez pas que vos employés entrent le premier jour dans le nouveau bureau et voient le même canapé miteux de l’ancien bureau dans le hall. Profitez-en pour relooker votre mobilier et votre décoration. Si vous augmentez vos effectifs avec votre déménagement, assurez-vous de faire le plein de chaises de bureau, d’acheter des bureaux en gros et (surtout) de commander le jeu de boules pour la salle de repos.
• Assurez-vous d’un stockage hors site. Si votre nouveau bureau n’a pas de place pour vos dossiers archivés ou les décorations de votre fête de Noël annuelle, réservez une unité de stockage à proximité.

Maintenant, le processus de relocalisation commence à devenir réel.

• Il est temps de commencer à étiqueter et à mettre en boîte les éléments essentiels, tels que les photos, la décoration du bureau, les plaques et les trophées. Vous devez commencer à emballer tous les articles qui ne gêneront pas le fonctionnement quotidien de votre bureau. Vous commencez ainsi à décomposer le processus de déménagement, pièce par pièce. Assurez-vous de documenter chaque article avec des photos, au cas où des articles disparaîtraient.
• Dessinez les plans du nouveau bureau et l’emplacement de chaque service, de la salle de réunion et des bureaux individuels.
• Faites l’inventaire de tous les articles qui vont être déplacés. Cochez-les au fur et à mesure que vous les emballez. N’oubliez pas d’étiqueter chaque paquet et de prendre des photos.
• Assurez-vous d’avoir rassemblé vos fournitures de déménagement, d’ouverture pendant votre déménagement.
• Permis de stationnement à organiser si les employés en ont besoin. Notamment
• Des boîtes en carton
• Ruban adhésif d’emballage
• Matériel d’étiquetage
• Envoyez par e-mail à vos clients des informations sur vos nouveaux locaux, ainsi que sur les éventuelles modifications des heures
• Déterminez si vous allez faire appel à une société de nettoyage pour le nettoyage final de vos bureaux. Si c’est le cas, faites cette réservation après la date de votre déménagement.

Il est temps d’apporter les dernières modifications.

• Communiquez régulièrement avec votre équipe de déménageurs ou vos coordinateurs de déménagement désignés. Cela permet de s’assurer que tout le monde a une vision claire de la situation. De plus, vous pouvez prévoir d’autres plans si un membre de votre équipe n’est pas disponible.
• Inspectez vos nouveaux locaux pour vous assurer qu’ils sont prêts à accueillir le déménagement. Cela contribue également à la santé et à la sécurité en garantissant qu’il n’y a pas de risques de trébuchement, de fils qui dépassent du mur, et que tous les appareils électriques, les lumières et les prises de courant sont pleinement opérationnels.
• Fixez un jour dans la semaine pour que les employés emballent leurs affaires avant le déménagement.
• La veille du déménagement, assurez-vous que tout le matériel de protection soit disponible, comme des couvertures de protection ou du ruban adhésif pour recouvrir les murs dans les coins serrés. Cela permettra d’éviter les éraflures, les éclats, les bosses et les dommages aux murs et à la peinture.
• Emballez tous les articles et assurez-vous qu’ils sont entièrement protégés. Placez les articles les plus volumineux près de la sortie principale afin de pouvoir les charger en premier dans votre moyen de transport.

Points à considérer

• Faites le plein de matériel d’emballage. Si vous craignez de ne pas avoir assez de matériel d’emballage, achetez-en plus et renvoyez le matériel inutilisé plus tard pour éviter les problèmes de dernière minute.
• Faites le plein de protecteurs de surface, de couvertures de déménagement ou d’autres protections préventives. Utilisez les matériaux d’emballage pour éviter les éclats de peinture, les éraflures, les bosses, les luminaires cassés ou tout autre dommage à vos affaires et à votre bureau actuel.

Planifier à l’avance

• Terminez l’emballage et l’étiquetage. Si votre photocopieuse dernier cri et le baby-foot de la salle de repos ont besoin d’une manutention ou d’un emballage spécial, faites-en part à qui de droit (qu’il s’agisse de vos déménageurs professionnels ou du type de bureau qui vend toujours des billets pour la « foire aux armes »).

Communiquez en interne

• Rassemblez les cartes de stationnement, les cartes de sécurité et les clés. À l’aide de votre liste d’inventaire, rassemblez les cartes d’accès de chaque employé. Assurez-vous qu’elles sont désactivées et éliminées correctement.

Le grand jour est arrivé. Si vous êtes bien préparé, vous n’avez pas à vous soucier de quoi que ce soit.

• Commencez par déménager les objets les plus volumineux et les plus encombrants.
• Déplacez les petits objets en dernier, car les employés peuvent les transporter dans leur voiture ou leur véhicule (si nécessaire).
• Commencez à installer votre nouveau bureau. Une fois que vous avez déchargé et installé les installations, les équipements et le mobilier, il est temps de commencer à décharger votre équipement informatique.
• Installez tous les équipements informatiques, téléphones, technologies et accessoires. Assurez-vous qu’ils fonctionnent correctement avant de vérifier la connectivité de la ligne téléphonique et les paramètres Internet.
• Déballez les petits articles en dernier.
• Passez en revue votre inventaire pour vérifier que tout est bien arrivé à votre nouvelle destination.
• Dressez une liste des articles manquants – vous pouvez essayer de les retrouver dans votre ancien bureau.
• Faites le tour de votre nouveau bureau pour vérifier que tous les éléments ont été installés.
• Vérifiez les locaux de votre ancien bureau à la recherche de tout élément que vous auriez pu oublier. Si vous nettoyez vous-même le bureau, vous devrez le faire après votre déménagement.
• Si vous avez fait appel à une société de nettoyage, assurez-vous qu’elle dispose des clés de la propriété après votre déménagement.
• Visitez les locaux après le nettoyage pour les inspecter.
• Rendez les clés au propriétaire de l’immeuble.