Si vous avez déménagé une fois, vous avez déménagé des milliers de fois, n’est-ce pas ? Cela peut sembler vrai (d’autant plus qu’un déménagement n’est pas l’expérience préférée de tout le monde), mais lorsqu’il s’agit de déménager des bureaux, c’est une toute autre paire de manches.
Le déménagement d’un bureau est un processus délicat et à plusieurs niveaux. Il y a beaucoup de pièces mobiles, et beaucoup plus de personnes sont concernées par le projet. Pour le bien de votre entreprise et de votre santé mentale, vous voudrez être aussi ordonné que possible lors du déménagement. Nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à effectuer un déménagement de bureau en douceur.
Commencez à planifier tôt
La meilleure façon d’assurer une transition en douceur vers votre nouveau bureau est de commencer tôt. Dans le cas des déménagements d’entreprise, il est préférable de commencer au moins 3 à 4 mois avant la date du déménagement. Il s’agit d’un projet de grande envergure que vous ne pouvez pas aborder à la dernière minute. Vous devrez planifier vos échéances, impliquer tout le monde et déménager avec précision pour éviter tout impact sur les activités de votre entreprise.
Embauchez votre équipe tôt
Embaucher les bonnes personnes est crucial pour votre demenagement , et cela ne concerne pas seulement les déménageurs. Commencez par nommer un chef de projet au sein de votre organisation. Choisissez une personne douée pour les chiffres, ordonnée et capable de bien communiquer avec toutes les personnes concernées. Un amour des détails ne ferait pas de mal non plus !
Ensuite, engagez une entreprise de déménagement professionnelle. Non seulement c’est une excellente idée, mais il est également indiscutable que vous aurez besoin d’eux à vos côtés. Après tout, les déménageurs professionnels disposent de tout l’équipement et du savoir-faire nécessaires pour déplacer vos articles volumineux tels que les imprimantes, les meubles, le matériel informatique, etc. Une entreprise de déménagement professionnelle travaillera avec votre chef de projet pour s’assurer que tous les détails sont couverts et que rien n’est oublié.
Impliquez le service informatique
Votre service informatique jouera un rôle important dans le déménagement de vos bureaux. À notre époque, les données de l’entreprise sont stockées sous forme numérique. Il est donc absolument nécessaire de prendre soin des serveurs et des dispositifs de stockage. Votre service informatique veillera à ce que tous vos équipements soient prêts à être transportés en toute sécurité.
Vous devez impliquer votre service informatique dès que vous choisissez votre nouvel emplacement de bureau. Il voudra voir les schémas pour savoir où se trouvent les connexions électriques et s’assurer que le câblage est prêt à gérer la configuration de votre bureau. Partagez les détails avec votre équipe dès le début. S’il manque quelque chose, ils pourront vous le dire et s’assurer que vous êtes prêt à emménager le jour venu.
Réduire les effectifs
Ce conseil figure sur nos listes, quel que soit le type de déménagement Bruxelles, et pour une bonne raison. Vous ne devriez pas emballer ou déplacer des objets dont vous n’avez pas besoin ou que vous n’utilisez pas. Un point c’est tout.
Le déménagement dans un nouveau bureau est le moment idéal pour se débarrasser de toutes les choses qui se sont accumulées au fil des mois ou des années dans votre espace actuel. Cela arrive à tout le monde : piles de vieux papiers, équipements obsolètes, meubles cassés. Tout cela s’accumule et devient un élément de plus dans votre espace. Pourquoi l’emporter avec vous ?
Prenez le temps de réduire vos effectifs et de vous débarrasser de vos vieux objets. Veillez à vous débarrasser des appareils électroniques de manière responsable. Le bon côté des choses : il existe souvent des services qui viennent collecter les vieux appareils électroniques dans les bureaux. Votre chef de projet devrait désigner des responsables dans les différents services pour inciter leurs équipes à nettoyer et à se débarrasser des vieux objets.
Informer les employés et les clients
Faites une faveur à vos employés et tenez-les au courant. Un déménagement express peut être déstabilisant pour de nombreuses personnes et peut également affecter leur vie personnelle. Les trajets et les horaires peuvent changer pour de nombreuses personnes, selon la distance à laquelle vous déménagez. Atténuez le choc en faisant l’annonce interne tôt.
Mettez également vos clients et vos prestataires de services au courant. Vous ne voulez pas que quelque chose se perde dans la confusion ou que les changements d’adresse créent de la confusion. Veillez à ce que l’administrateur de votre site Web mette à jour votre emplacement, et il en va de même pour des sites tels que Google Maps.
