Vous avez trouvé le nouveau bureau idéal pour votre entreprise : un emplacement idéal et un espace suffisant pour accueillir confortablement vos employés lorsqu’ils reviennent du travail à distance. Maintenant, vous devez planifier votre déménagement pour qu’il se déroule sans heurts. Suivez nos conseils ci-dessous pour vous aider à organiser votre déménagement en perturbant le moins possible les activités de votre entreprise.
Donnez-vous suffisamment de temps
Il est essentiel de s’y prendre tôt pour réduire l’impact du déménagement sur votre entreprise. Vos employés devront être informés du déménagement et de la manière dont ils devront se préparer. Vous voudrez travailler pendant les heures de bureau pour éviter de perturber le flux de travail de chacun (et vos résultats financiers).
En planifiant à l’avance, vous vous assurez également d’obtenir l’aide dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Dans le cas des déménagements commerciaux, les entreprises de déménagement ont souvent besoin d’équipements spéciaux pour mener à bien leur tâche. En commençant tôt, vous serez en mesure de réserver vos dates optimales avant qu’elles ne soient prises.
Prévenez vos employés
Si l’emménagement dans un nouveau bureau peut être une source d’énergie, il peut aussi être un peu déstabilisant pour les employés. Emballer, organiser, s’installer dans un nouvel espace – même s’ils ne font pas le gros du travail, ils ont besoin de leur temps et de leur attention.
Communiquez pleinement et ouvertement avec eux et donnez-leur suffisamment de temps à l’avance pour se préparer. Avant le déménagement, informez les employés des changements importants tels que votre nouvelle adresse et tout changement de numéro de téléphone. Veillez à ce qu’ils soient familiarisés avec les nouvelles règles du bâtiment. Encouragez les chefs de service à prendre en charge le déménagement de leur service, en leur transmettant toute nouvelle information ou instruction susceptible de contribuer au bon déroulement du changement.
Choisissez une personne pour gérer le projet
Le demenagement d’un bureau est un travail d’équipe. Avec autant de pièces mobiles, il est essentiel que l’ensemble de votre organisation participe au projet pour en assurer le succès. Cela dit, sans gestion centralisée, les choses peuvent devenir désordonnées. La nomination d’un chef de projet vous aidera à garder le cap, à respecter les délais et le budget.
Tout le monde n’est pas fait pour ce rôle, alors assurez-vous que la personne que vous désignez possède les bonnes qualités. Votre chef de projet doit être organisé et capable de mener plusieurs tâches de front sans se laisser déborder. Il doit avoir d’excellentes aptitudes à la communication et une certaine expérience des budgets.
Assurez-vous que vous êtes sauvegardé
Même si vous avez tout prévu pour que tout se passe parfaitement, les choses peuvent et doivent se passer mal. Plutôt que de vous fier à un plan B distinct, intégrez des sauvegardes dans votre plan A. C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit de données privées ou importantes de l’entreprise et des employés
Avant de déménager votre service informatique, assurez-vous que vos serveurs et vos dossiers ont été récemment sauvegardés. La conservation des données financières est soumise à des exigences légales. Cette étape est donc essentielle, non seulement d’un point de vue pratique, mais aussi d’un point de vue juridique. Protégez vos données en les sauvegardant correctement et en faisant appel à un déménageur commercial spécialisé dans le déménagement express de votre matériel informatique.
Réduisez vos dépenses lorsque vous le pouvez
Cette règle vaut aussi bien pour les déménagements résidentiels que pour les déménagements de bureaux : ne transportez pas les choses dont vous n’avez pas besoin. Prenez le temps de vous débarrasser des vieux dossiers, de déchiqueter et d’éliminer les papiers dont vous n’avez plus besoin et de déterminer quels meubles et équipements de bureau doivent être éliminés. Faites en sorte qu’il soit facile pour les services de se débarrasser ou de transmettre les choses dont ils n’ont pas besoin et laissez-leur suffisamment de temps pour faire leur tri.
Engagez des déménageurs de bureau professionnels
L’embauche d’une entreprise de déménagement fait partie intégrante du processus de déménagement de vos bureaux. Un déménageur commercial commencera son travail aux côtés de votre chef de projet, en planifiant toutes les étapes pour que votre déménagement soit un succès. Une entreprise de déménagement de confiance vérifiera ses employés et ses références, afin de garantir le plus haut niveau de sécurité lors du transport de documents sensibles. Elle disposera de l’expertise et de l’équipement nécessaires pour déplacer en toute sécurité des objets lourds tels que des meubles, des imprimantes de grande taille et des distributeurs automatiques.
Lorsque le moment est venu de déménager vos bureaux, Déménagement Bruxelles peut vous aider. Nos déménageurs experts qualifiés vous aideront à planifier et à exécuter votre déménagement tout en évitant les temps d’arrêt de votre entreprise. Laissez-nous vous aider à préparer, emballer et déménager.
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