Que vous agrandissiez votre entreprise pour répondre à la demande, ou que vous réduisiez l’espace de bureau maintenant que les employés travaillent à distance, un déménagement de bureau est un moment important. Tout comme le déménagement dans une nouvelle maison, l’emménagement dans un nouvel espace de bureau peut être rafraîchissant. C’est l’occasion de repartir à zéro, de faire le ménage et de voir le monde sous d’autres angles.
Mais c’est là que s’arrête la ressemblance. Il y a beaucoup de choses différentes dans un déménagement de bureau, et certaines que vous n’avez peut-être pas envisagées. Nous avons dressé une liste des points importants à connaître lors du déménagement de votre entreprise. Ces conseils vous aideront, ainsi que vos employés, à vivre une transition en douceur.
Vous devez nommer un chef de projet
Le déménagement de votre entreprise comporte de nombreuses pièces mobiles. Cela inclut les éléments physiques tels que le mobilier et les équipements, ainsi que le personnel et les détails les plus subtils. Le meilleur point de départ est la nomination d’un chef de projet qui vous aidera à faire bouger ces éléments.
Qu’il s’agisse de vous ou de quelqu’un d’autre, votre chef de projet doit être doué pour les détails et la gestion des calendriers. Il s’agit d’une personne en qui vous pouvez avoir confiance pour respecter le budget et prendre des décisions en conséquence. Il doit être capable de communiquer clairement avec les gens pour déléguer les tâches et faire en sorte que les équipes respectent les délais. Enfin, il doit aussi être agile, capable de s’adapter au besoin afin de maintenir le rythme.
Il va sans dire, bien sûr, qu’ils ne doivent pas être facilement débordés !
Votre société de déménagement doit être impliquée dès le départ
Le déménagement d’un bureau nécessite beaucoup plus de main-d’œuvre que vous ne le pensez. Il nécessite également beaucoup d’équipements spécialisés, en particulier pour déplacer des éléments tels que les équipements de bureau et les distributeurs automatiques. Pour vous assurer de pouvoir réserver les dates que vous voulez aux heures qui vous conviennent le mieux, faites participer votre déménageur le plus tôt possible.
L’entreprise de déménagement Bruxelles vous aidera à gérer le projet et vous renseignera sur les points que vous auriez pu négliger. Elle visitera les locaux pour les évaluer et vous fournira un devis pour le déménagement. Elle établira un point de contact avec votre chef de projet pour s’assurer que toutes les questions ou préoccupations qui surgissent peuvent être traitées.
Le plus souvent, les entreprises choisissent de déménager le soir ou le week-end (ou les soirs de week-end) pour minimiser l’impact sur les opérations commerciales. Cela signifie que ces périodes sont les plus demandées, alors essayez de réserver au moins deux mois à l’avance. Vous pourrez ainsi choisir vos dates et vous accorder suffisamment de temps pour les détails qui précèdent le jour du déménagement.
Vos employés peuvent se sentir résistants
Cela ne veut pas dire qu’ils sortiront en signe de protestation, bien sûr. Simplement, le changement peut être excitant pour certains, et déstabilisant pour d’autres. Même s’ils ne sont pas réfractaires, vos employés auront sans doute beaucoup de questions.
Selon la distance à laquelle vous déménagez, cela peut avoir un impact sur leurs routines du matin et du soir. Ils penseront à leurs trajets, aux transports en commun, à la personne qui ira chercher les enfants et à ce genre de choses lorsqu’ils apprendront qu’un déménagement est prévu. Assurez-vous que lorsque vous l’annoncez, vous le faites de manière claire et communicative.
Informez vos employés des délais et des détails de l’endroit où ils vont déménager. Donnez-leur la possibilité de poser des questions s’ils en ont, mais faites de votre mieux pour être aussi clair que possible afin qu’ils n’en aient pas trop.
Faites participer vos employés et trouvez des endroits où vous pourriez prendre des suggestions ou leur permettre d’assumer une certaine responsabilité dans le processus. Nommez des chefs de service qui coordonneront leurs équipes pour qu’elles passent au crible les vieux papiers et les équipements cassés afin de débarrasser leurs espaces avant le grand déménagement. Vous aurez besoin du soutien de personnes de toute l’entreprise, alors soyez compréhensif et communicatif, et demandez ce dont vous avez besoin.
L’informatique joue un rôle important
Si seulement le déménagement d’une entreprise était aussi facile que celui d’une maison. Mettez votre iPad dans votre sac à main. Emballez votre chargeur de téléphone et glissez-le dans votre sac d’ordinateur avec votre ordinateur portable et une multitude de câbles pour le chargement et les accessoires. Un bureau ne peut-il pas se passer comme ça ?
Malheureusement, le déménagement d’un bureau se situe à l’extrémité (et à l’opposé) du spectre. L’emballage et le déménagement des équipements technologiques nécessitent une approche méthodique, bien planifiée et réfléchie. Non seulement vous avez probablement des serveurs à déplacer en toute sécurité, mais les ordinateurs, écrans, imprimantes et autres appareils de vos employés devront également être déménagés.
Il faudra non seulement déplacer ces appareils, mais aussi les débrancher, les emballer, les déballer et les rebrancher sans interrompre votre activité. De nombreuses machines contiendront probablement des informations personnelles et financières, ce qui exige une attention particulière. Même en tenant compte de tous ces éléments, votre service informatique a une longue liste à traiter lors du déménagement express.
Ne sous-estimez pas le rôle de l’informatique dans le demenagement de vos bureaux, ni le temps, l’espace et le soutien dont il a besoin pour tout déménager et tout rétablir de l’autre côté.
