Si vos bureaux ne vous conviennent plus, vous avez probablement envie de déménager. Ensuite, vous commencez à penser à tout ce que cela implique – coordination des employés, déplacement des équipements, organisation en dehors des heures de travail – et il est clair que c’est un gros travail.
Le déménagement d’entreprise n’a rien à voir avec le déménagement d’une maison. Certes, vous avez vos affaires, vous avez des cartons, et vous devez vous déplacer d’un endroit à l’autre.
C’est là que les similitudes s’arrêtent.
Que vous vous agrandissiez, que vous réduisiez vos effectifs ou que vous déménagiez simplement à une nouvelle adresse, le déménagement de sites d’entreprise est un projet complexe. Heureusement, il y a quelques mesures que vous pouvez prendre pour le rendre facile, rapide et sans douleur.
Commencez tôt
S’il y a un conseil crucial, c’est celui-ci : donnez-vous du temps.
Déménager dans un bureau d’entreprise n’est pas comme un déménagement à domicile. Vous ne pouvez pas attendre jusqu’à la dernière minute, puis mettre des cartons dans votre voiture et faire de nombreux voyages jusqu’à votre nouveau lieu de travail. Avec un déménagement de bureau, la planification est cruciale.
Commencez tôt et prenez le pouls du terrain, pour ainsi dire. Prévenez vos employés du demenagement pour ne pas les prendre par surprise. Après tout, le déménagement dans un nouveau bureau peut avoir un effet important sur leur trajet et leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
En commençant tôt, vous pouvez établir des échéances et comprendre chaque étape à franchir sans vous précipiter. Si vous voulez un déménagement facile et sans stress, prenez de l’avance.
Désigner un chef de projet
Un élément crucial de votre stratégie de relocalisation d’entreprise est la désignation d’un chef de projet. Cette personne assurera le suivi des budgets et des délais et répondra à toutes les questions qui se poseront en cours de route. Choisissez une personne au sein de votre entreprise qui est ordonnée, qui a le sens du détail et qui peut bien communiquer dans toute l’entreprise.
Votre chef de projet doit établir un plan de projet clair. Il doit définir la portée de l’ensemble du projet et les responsabilités de chaque service. De même qu’il est important de commencer à planifier tôt, il est tout aussi important de commencer à déléguer les responsabilités à un stade précoce. Cela implique de s’assurer que chaque service fait sa part.
L’épuration et la réduction des effectifs sont des étapes importantes qui ne doivent jamais être négligées. Souvent, les gens sont submergés par les détails du déménagement et essaient de sauter cette étape, choisissant plutôt de tout emballer et de promettre de faire le tri de l’autre côté.
La vérité est que tout n’est jamais trié de l’autre côté. Les choses que vous avez apportées parce que vous n’avez pas eu le temps ou la patience de vous en débarrasser finissent par s’accumuler en piles dans votre nouvel espace de travail.
Le calcul est simple : moins vous déménagez de choses, plus le déménagement express est rapide et facile. Cela inclut l’emballage, la préparation, le chargement et le déchargement du camion, et le déballage de l’autre côté. Pourquoi emballer des choses dont vous ne voulez plus ou dont vous n’avez plus besoin ? Vous vous accrochez à ces télécopieurs au cas où ils feraient un retour en force ? Débarrassez-vous-en. Des piles de documents et de matériel promotionnel portant votre ancien logo ? Mettez-les au rebut. Des équipements de bureau cassés ? Vous connaissez la chanson.
Engager des experts
En fin de compte, la meilleure façon de vous faciliter la tâche est d’engager des experts. Si vous déménagez dans un bureau d’entreprise, c’est un aspect crucial.
Bien sûr, vous savez que vous aurez besoin d’une aide professionnelle pour déplacer des éléments tels que les équipements de bureau, le matériel informatique, les distributeurs automatiques et d’autres gros équipements. Mais comptez sur un déménageur expert pour s’occuper de tout – petit et grand.
Faites participer votre déménageur dès le début (cela devient répétitif ?) et il vous apportera une aide précieuse. Votre déménageur vous fera profiter de son expertise pour vous aider à concevoir votre plan de projet. Il vous fera part de délais réalistes et vous expliquera tout ce que cela implique. Inévitablement, il y a des aspects que vous n’avez pas envisagés.
Il existe des lois fédérales sur le déménagement d’éléments sensibles tels que les dossiers des employés et les dossiers financiers. Engagez un déménageur qui possède le savoir-faire et la capacité professionnelle de déplacer ces éléments en toute sécurité.
Votre déménageur entrera dans votre espace de bureau actuel dès le début et évaluera ce que vous avez. Il s’assurera d’apporter le bon équipement pour tout déplacer rapidement et en toute sécurité. Il sera également en mesure d’établir avec vous un calendrier pour votre déménagement Bruxelles afin de minimiser l’impact sur vos activités quotidiennes.
