Le succès dans le monde des affaires peut être une bénédiction, mais il s’accompagne aussi d’un inconvénient : votre entreprise pourrait finir par devenir trop grande pour son espace actuel.
Lorsqu’il est temps de partir à la recherche de nouveaux bureaux pour accueillir votre personnel croissant, la logistique du déménagement peut se faire sentir. Bien que ce processus puisse être beaucoup plus compliqué que le déménagement dans une nouvelle maison, il n’est en aucun cas impossible.
Voici quelques conseils pour vous aider, vous et votre personnel, à préparer le grand jour.
Créez un calendrier et respectez-le
Il peut être facile de remettre les tâches fastidieuses à plus tard, mais cela peut vous causer de gros problèmes lors d’un déménagement de bureaux. Vous finirez par arriver à la fin de la période de location de votre entreprise, ce qui signifie que tout retard pourrait entraîner des dépenses inutiles.
L’un des conseils les plus importants que nous puissions vous donner en matière de déménagement de bureaux est de commencer le processus en créant un calendrier qui divise l’ensemble du déménagement en petites étapes. Si nécessaire, formez un comité de vos employés pour aider à déléguer chaque tâche au membre du personnel idéal. En faisant participer votre personnel dès le début, vous augmentez vos chances de respecter le calendrier.
Suivez une liste de contrôle détaillée du déménagement des bureaux qui correspond à votre calendrier prévu pour vous assurer que tout le monde reste organisé et que tout soit fait.
Sauvegardez tout
Dans le monde électronique d’aujourd’hui, les données peuvent avoir plus de valeur que les biens ou services réels de votre entreprise, c’est pourquoi vous devez faire une priorité de la création de sauvegardes de toutes les informations sensibles. Les ordinateurs sont des machines capricieuses, et une panne de disque dur peut survenir sans que l’appareil ne subisse d’autres dommages évidents.
En faisant des sauvegardes des fichiers importants, vous créez une police d’assurance lourde pour protéger votre entreprise contre une perte importante. Dans la mesure du possible, téléchargez vos données sur un serveur en nuage afin de pouvoir y accéder avant que le demenagement ne soit terminé.
Commencez par les meubles
Des étagères aux classeurs, les bureaux regorgent de meubles lourds qui doivent être démontés pendant le processus de déménagement. Pour chaque pièce, suivez quelques étapes simples pour faciliter le remontage :
- Prenez une photo avant le démontage
- Videz les tiroirs et emballez leur contenu dans un carton.
- Étiquetez chaque élément pour éviter de le confondre avec d’autres meubles.
- Gardez tous les éléments de quincaillerie ensemble dans un sac en plastique
Si certains de vos meubles ne peuvent pas être réduits en petits morceaux, videz les tiroirs et fermez-les avec du ruban adhésif. Utilisez des couvertures de déménagement pour protéger les surfaces décoratives des rayures.
Emballage des appareils électroniques
Une fois que vous avez sauvegardé les fichiers importants, préparez les appareils électroniques pour le déménagement. Dans la mesure du possible, retirez les disques durs des ordinateurs et mettez-les dans une boîte séparée.
Avec un peu de chance, vous avez conservé l’emballage d’origine, car il n’y a pas de meilleur moyen de protéger cet équipement coûteux pendant le déménagement. Votre entreprise de déménagement devrait pouvoir vous aider à emballer ces composants si vous n’avez plus les boîtes du fabricant.
Comment manipuler les documents papier
Les bureaux génèrent beaucoup de paperasse, et une part importante de votre déménagement Bruxelles impliquera probablement le transport de documents papier.
Commencez par passer vos documents au crible et déchiquetez tout ce qui n’est plus pertinent pour réduire le volume de matériel que vous devez déplacer. Sauvegardez les documents importants en créant des scans numériques ou des photocopies et conservez-les dans un endroit sûr.
Lorsque vous emballez des documents, organisez-les par emplacement afin de ne pas avoir à déballer plusieurs cartons pour recréer chaque classeur. Emballez vos livres par taille et ne surchargez pas vos cartons avec ces articles lourds.
Concevez votre nouvel agencement
L’une des dernières choses à faire avant le grand jour est de créer un aménagement idéal pour votre nouvel espace de bureau. Divisez le plan d’étage en régions et attribuez un numéro à chaque zone. Étiquetez chaque boîte et chaque meuble avec le numéro correspondant pour que les déménageurs sachent où placer les objets le jour J.
Engagez des emballeurs professionnels
Toutes les entreprises n’ont pas le budget nécessaire pour engager un service d’emballage professionnel, mais l’investissement en vaut la peine si vous pouvez trouver les fonds. Vous avez construit votre entreprise en laissant vos employés faire leur travail, et cela n’inclut pas les heures d’emballage.
Si vous choisissez de laisser les professionnels s’occuper de cette étape fastidieuse, vous aurez l’assurance supplémentaire que chaque article est correctement emballé avec la quantité appropriée de rembourrage. Vous aurez également l’avantage de permettre à vos employés de faire leur travail habituel jusqu’à la toute dernière minute.
Adoptez une approche intelligente pour le déménagement de votre bureau
Ce ne sont là que quelques conseils sur la façon de préparer un déménagement express de bureau, mais il y a beaucoup d’autres choses à garder à l’esprit, comme informer les vendeurs et les clients de votre nouvel emplacement.
Avant même de penser à emballer, votre premier appel doit être fait à un déménageur expérimenté.
